Spring naar inhoud

Duplicaat paspoort

Met enige regelmaat wordt het stamboekkantoor gebeld met de vraag: ‘Ik heb een pony en ben het paspoort kwijt’ of: ‘Ik heb een pony die wel gechipt is, maar ik heb bij de aankoop geen paspoort gekregen’. In beide gevallen wordt dit gevolgd door: ‘Wat moet ik nu doen?’.
Het antwoord op deze vragen is grotendeels vastgelegd in een protocol opgesteld door het voormalige Productschap voor Vee en Vlees waarin de regelgeving staat over het afgeven van een duplicaat paspoort. Een paspoortuitgevende instantie, dus ook het NSPS, is gehouden het protocol strikt uit te voeren.

Aanwezigheid paspoort
Bij elke pony moet altijd een correct en geldig paspoort aanwezig zijn. Wanneer u een pony zou aanschaffen waarbij geen paspoort is, bent u in feite al in overtreding. Enige uitzondering is als het een veulen betreft van maximaal 6 maanden oud die aan de voet van de moeder loopt. Wanneer u niet beschikt over een paspoort, terwijl blijkt dat voor de betreffende pony reeds een paspoort is uitgegeven zult u zelf in eerste instantie op zoek moeten gaan naar het bestaande originele paspoort. Een duplicaat van het paspoort mag namelijk niet zonder meer worden uitgegeven. U kunt dus maar beter zuinig zijn op de originele paspoorten van uw pony’s! Maar wat moet er gebeuren als u echt het originele paspoort niet kunt achterhalen?

Duplicaat aanvragen
Een aanvraag voor een duplicaat van het originele paspoort moet altijd schriftelijk worden ingediend bij de paspoortuitgevende instantie die het originele paspoort heeft uitgegeven. Op de website van het RVO (www.rvo.nl) kunt u op basis van het chipnummer van de pony opzoeken bij welke instantie uw pony (of andere paardachtige) staat geregistreerd. U ziet dan direct onder welk levensnummer het dier geregistreerd staat en u krijgt de contactgegevens van het betreffende stamboek of de KNHS. Wanneer u bij het NSPS een duplicaat wilt aanvragen kunt u dit per brief, e-mail of fax aan het stamboekkantoor kenbaar maken. U dient aan te geven om welke pony het gaat en uw contactgegevens (naam, adres en telefoonnummer) vermelden. Vanuit het stamboekkantoor zult u een vragenlijst toegestuurd krijgen die u naar waarheid en volledig dient in te vullen. Deze vragenlijst is opgesteld door het PVE. Aan de hand van de door u gegeven antwoorden wordt door de paspoortuitgevende instantie beoordeeld of u voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een duplicaat van het paspoort. Bij de vragenlijst treft u tevens een ‘tijdelijk document’ aan. Dit document geldt als vrijwaring voor het (tijdelijk) niet beschikken over een paspoort en is alleen in Nederland geldig gedurende 45 dagen. Tegelijkertijd met het versturen van het vragenformulier wordt ook een controle-opdracht gestuurd aan de paspoortconsulent bij u in de regio. Deze zal met u een afspraak maken om de identiteit van de pony te komen controleren. De ingevulde vragenlijst kunt u ten tijde van de controle aan de paspoortconsulent (PPC’er) meegeven. De PPC’er zal ervoor zorgen dat de vragenlijst met de door hem of haar gedane bevindingen aan het stamboekkantoor wordt geretourneerd. Wanneer er twijfel bestaat over de identiteit van de pony, zal de PPC’er haren trekken uit de manen van de pony. Uit deze haren kan door het Van Haeringen Laboratorium een DNA-patroon worden vastgelegd wat wordt vergeleken met het DNA-patroon van de vader, en evt. ook de moeder van de pony. Daaruit zal dan moeten blijken of de op het stamboekbewijs vastgelegde afstamming correct is en waarmee tegelijk duidelijk wordt of de identiteit van de pony juist is.

Duur van de afhandeling
Wanneer op het stamboekkantoor alle benodigde stukken (ingevulde vragenformulier, aanvraagformulier van de PPC’er en evt. haren van de pony) zijn ontvangen, kan de aanvraag verder worden behandeld. Als het vragenformulier onvoldoende informatie biedt, wordt vanuit het stamboekkantoor binnen 14 dagen schriftelijk verzocht  de informatie binnen 4 weken aan te vullen. Wanneer dit niet tijdig retour wordt ontvangen mag de aanvraag worden afgewezen. Tevens wordt aan de hand van het vragenformulier beoordeeld of de aanvrager voldoende inspanning heeft verricht om het originele paspoort te achterhalen. Wanneer dit niet het geval is, mag ook de aanvraag worden afgewezen.
Wanneer op het vragenformulier om bewijsstukken wordt gevraagd, dienen deze daadwerkelijk aanwezig te zijn. De PPC’ers zijn verzocht te controleren of die betreffende bewijsstukken zijn toegevoegd, anders kunnen deze alsnog ter plekke bij de controle door de aanvrager worden bijgevoegd zodat dat niet achteraf vanuit het stamboekkantoor hoeft te gebeuren waardoor de verwerking vertraging oploopt.
Uiterlijk 8 weken na het in behandeling nemen van de aanvraag of na het ontvangen van evt. aangevraagde aanvullende informatie moet een beslissing worden genomen over het al dan niet verstrekken van een duplicaat. Wanneer een duplicaat van het paspoort is afgegeven moet door de paspoortuitgevende instantie op de daarvoor bestemde pagina’s in dat duplicaat paspoort worden vermeld dat het betreffende dier niet is bestemd voor de slacht voor menselijke consumptie. Het duplicaat wordt altijd op naam gesteld van de aanvrager en op de eerste pagina wordt, zichtbaar in het doorkijkvenster, met blauwe inkt ‘Duplicaat’ gestempeld.

Bewijs van Inschrijving
Voor stamboekdieren kan het natuurlijk voorkomen dat u naast het paspoort ook niet beschikt over het Bewijs van Inschrijving (BVI). Of dat juist wel het paspoort aanwezig is, maar alleen het BVI ontbreekt. Ook van een BVI kan op het stamboekkantoor een duplicaat worden aangevraagd. Bij het aanvragen van een duplicaat van het paspoort voor stamboekdieren dient altijd te worden aangegeven of men wel of niet beschikt over een BVI.
Wanneer u wel over het paspoort beschikt maar niet over het Bewijs van Inschrijving kunt u dit aanvragen door een kopie van de eerste bladzijde van het paspoort te sturen en uw contact gegevens. Wanneer de pony al op naam staat kan er direct een duplicaat Bewijs van Inschrijving afgegeven worden, als u nog niet vermeldt staat als eigenaar zal de vorige eigenaar (voor zover bekend) benadert worden voor toestemming. Bij toestemming wordt de pony automatisch op uw naam gezet.

De tarieven voor een duplicaat paspoort/Bewijs van Inschrijving en/of de overschijving kunt u vinden op de Tarievenlijst onder het kopje Diensten.

Het volledige protocol t.b.v. het aanvragen van duplicaten zoals dit is vastgesteld door het voormalige PVV kunt u nalezen op de website www.pve.nl onder het kopje ‘regelgeving’.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+